Listes de contrôle

1. Principales astuces
2. Entretiens téléphoniques
3. Entretiens en personne
4. Entretien avec les références
5. Suivi de service

Il faut du temps pour trouver des informations et les lire. Il est parfois difficile de trouver ce temps. Vous êtes sur ce site dans l'espoir qu'il saura guider votre recherche de prestataires ACA adéquats pour vos enfants. Profitez-en pour prendre une grande inspiration, et détendez-vous.  

Tenez compte de toutes les astuces données dans ces listes de contrôle. Cependant, vous n'êtes pas obligé de faire tout ce qui est indiqué. Retenez les astuces qui vous semblent pratiques et qui répondent à vos besoins. 


1. Comment trouver un prestataire ACA

A. Assemblez un inventaire de prestataires locaux 

  • Faites une recherche sur les inventaires de ce site. S'il n'existe pas encore beaucoup d'inventaires, demandez à d'autres parents (y compris à ceux présents pendant les réunions d'appui de la section « Autism Ontario ») de recommander un prestataire. 
  • Vous devez aussi demander à votre responsable des cas, à votre travailleur d'intervention précoce ou à la section ASO TSA s'ils disposent d'inventaires de prestataires privés.

B. Faites quelques appels téléphoniques

  • Faites autant de photocopies de la « Liste de contrôle des questions pour les entretiens téléphoniques » que vous avez de noms de prestataires possibles. Commencez vos appels. 
  • Gardez un registre de toutes les personnes à qui vous parlez (indiquez la date et le sujet de votre conversation) dans la section adéquate de votre classeur. Ce registre deviendra un outil important si vous pensez devoir écrire une lettre de réflexion, comme ci-dessous. 
  • Ne soyez pas intimidé par votre interlocuteur. Demandez-lui d'épeler son nom et de vous indiquer sa fonction. S'il parle trop vite, ne craignez pas de lui demander de ralentir.
  • Soyez certain de poser toutes les questions, sans oublier vos autres questions éventuelles. Quand vous en avez fini avec une question, remerciez poliment votre interlocuteur et passez à la question suivante.

C. Trouvez vos trois premiers prestataires

  • Passez votre inventaire en revue. Triez les prestataires qui vous paraissent inadéquats pour une raison quelconque. Regardez votre inventaire de prestataires possibles. 
  • Prenez rendez-vous avec chacun des trois premiers prestataires. Lorsque vous allez à ce rendez-vous, assurez-vous d'avoir des copies du « Modèle de liste de contrôle des questions pour les entretiens ».
  • Après être allé aux trois rendez-vous, passez vos inventaires en revue. Vous pouvez demander l'aide de quelqu'un pour avoir un point de vue différent. 
  • Prenez soin d'appeler les références et servez-vous de la « Liste de contrôle des questions à poser aux références des prestataires ACA »

D. Cherchez un prestataire dont le code de déontologie ressemble au vôtre 

  • Pour trouver un prestataire adéquat, il faut que ses réponses respectent votre code de déontologie et correspondent à vos préoccupations. 
  • N'oubliez pas que vous cherchez un prestataire qui vous donnera volontiers ses références. 
  • Il devrait offrir un service impeccable, au juste prix ! 
  • Il ne doit se montrer ni intimidant, ni condescendant. Il doit patiemment répondre à toutes vos questions et vous consulter quand vous décidez des buts relatifs à votre enfant.

E. Suivi des services

  • Dès le début des services, prenez soin de garder trace de toutes les activités, réunions et discussions. 
  • Servez-vous des astuces de la « Liste de contrôle relative à l'évaluation et au suivi ».

F. Pensez à rédiger une « Lettre de réflexion ».

  • Il est indispensable de bien vous organiser dès le début. L'un des composants les plus importants de l'entreprise est la « Lettre de réflexion ». Il s'agit d'une lettre résumant votre perception d'une conversation ou d'une réunion particulière. Prenez des notes pendant que vous parlez avec votre prestataire de service au téléphone (ou en tête-à-tête). 
  • Vous voudrez peut-être faire suivre vos entretiens avec vos trois premiers prestataires d'une lettre de réflexion. Le recours à cette lettre peut contribuer à éliminer les malentendus possibles, particulièrement ceux qui concernent les questions d'honoraires et de contrat.
  • Essayez de vous souvenir de tout ce que vous pouvez, mais ne vous fiez pas seulement à votre mémoire. N'ayez pas peur de demander à vos interlocuteurs de se répéter. Avant de conclure la conversation, relisez vos notes à votre interlocuteur. Si vous le rencontrez en personne, demandez à un ami de vous accompagner pour prendre des notes, afin que vous puissiez vous concentrer entièrement sur le sujet traité.
  • Quand vous aurez raccroché (ou quand vous serez sorti du rendez-vous), écrivez une courte lettre contenant les informations que vous avez notées. La lettre doit se fonder sur les faits. Le ton doit être amical. Voici un exemple : 
  • « Je vous remercie de m'avoir reçu aujourd'hui (date). Pour préciser la teneur de notre conversation, j'aimerais vous indiquer ce que j'ai compris. Si j'ai omis un élément, ou si je n'ai pas compris un point, je vous remercie de m'en aviser sous dix jours ouvrables. Sans nouvelles de votre part, j'assumerai que mon résumé est exact ».
  • Postez l'original de la lettre. Prenez soin d'en conserver une copie dans votre dossier dans la section adéquate de cette agence. Si vous recevez une réponse, rangez-la dans le dossier. Si votre première lettre reste dans votre ordinateur, elle pourra servir de modèle pour vos futures lettres. Cela vous fera gagner beaucoup de temps, car vous n'aurez qu'à changer certains renseignements comme le nom, la date, etc.
  • Cette lettre a le mérite d'enregistrer des informations par écrit. Cela pourrait se révéler pratique un jour ou l'autre, et pourrait éviter les malentendus avec votre prestataire de service.

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2. Entretiens téléphoniques

Pensez aux questions suivantes pour votre premier contact téléphonique avec un prestataire ACA possible...

  • Effectuez-vous des évaluations psychologiques complètes ? 
  • J'ai une évaluation récente de _________________, pouvez-vous vous en servir ? 
  • Quel est le coût par heure de votre service, y compris tous les honoraires ? 
  • Quel est le coût annuel de votre service ? 
  • Quelles sont les heures minimum de thérapie que vous offrez ?
  • Est-ce qu'un psychologue supervise vos programmes ?
  • Qui rédige les programmes ACA ? Quel est son niveau d'études et quelle est son expérience pour le faire ?
  • Précisez la formation et l'expérience de ceux qui travailleront avec mon enfant.
  • En tant que parent, suis-je invité à prendre part aux réunions, à assister aux séances, à accéder au classeur du programme ?
  • Vais-je recevoir régulièrement des rapports sur les progrès ?
  • Précisez les services que vous fournissez et leur coût. 
Par exemple, pouvez-vous :
  • Établir le programme à domicile de façon à ce que je puisse l'appliquer moi-même ?
  • Effectuer une formation pour les autres et pour moi-même ?
  • Former mon personnel ?
  • Permettre de mélanger votre personnel et le mien ?
  • Fournir un thérapeute expérimenté chargé uniquement de rédiger les programmes et de les suivre ?
  • Supervision d'un psychologue ?
  • Visionnement vidéo ?
  • Évaluations régulières par ce psychologue ?

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3. Entretiens en personne

 Pensez aux questions suivantes pour votre entretien avec un prestataire ACA possible...

  • Quels groupes d'âge acceptez-vous ?
  • Avez-vous besoin d'une évaluation psychologique complète avant de mettre votre programme en œuvre ? Si oui : Puis-je me servir de l'évaluation que j'ai déjà, effectuée par ______ (indiquez la clinique, soyez prêt à lire la liste des tests ayant servi au diagnostic) ?
  • Qui réalise l'évaluation ? Psychologue, ""psychomètre"", démarche pluridisciplinaire ?
  • Si je dois passer par votre psychologue pour obtenir une évaluation, combien cela coûtera-t-il ? Y a-t-il une liste d'attente ? Si oui, est-elle longue ? Pourquoi ne puis-je pas me servir de mon évaluation ?
  • De quels outils diagnostiques (tests) vous servez-vous pour réaliser l'évaluation ?
  • Demandez une copie de cette évaluation.
  • Avez-vous une liste d'attente pour les services ? Si oui, est-elle longue ? Dans l'intervalle, offrez-vous des services aux familles placées sur la liste d'attente ?
  • Combien cela me coûtera-t-il si votre équipe vient chez moi appliquer le programme ? Donnez-moi le détail pour chaque membre du personnel. Est-ce que cela coûte moins cher de recourir aux services d'une clinique, s'ils sont disponibles ?
  • Combien votre service coûte-t-il à l'heure, y compris tous les honoraires ? 
  • Combien votre service coûte-t-il par an ?
  • Existe-t-il une échelle basée sur les revenus en faveur des personnes qui ne peuvent pas payer le prix complet ?
  • Qui est responsable des matériels de formation, du papier, du rangement, des articles de thérapie, et autres ?
  • Demandez-vous à ce qu'un adulte soit présent au domicile pendant que votre personnel effectue la thérapie ?
  • Êtes-vous d'accord pour travailler en équipe avec un orthophoniste, un ergothérapeute et d'autres professionnels ?
  • À quelle fréquence se réunit votre personnel ? Puis-je participer aux réunions ? Les réunions se passeront-elles chez moi ? Qui puis-je inviter à venir ?
  • Détaillez les services que vous offrez et leur prix. Par exemple, pouvez-vous : Établir le programme à domicile de façon à ce que je puisse l'appliquer moi-même ?
  • Donner une formation pour les autres et pour moi-même ?
  • Former mon personnel ?
  • Permettre de mélanger votre personnel et le mien ?
  • Fournir un thérapeute expérimenté chargé uniquement de rédiger les programmes et de les suivre ?
  • Supervision d'un psychologue ?
  • Visionnement vidéo ?
  • Évaluations régulières par ce psychologue ?
  • Si vous offrez un programme à domicile : Est-ce vous qui établissez le programme à domicile ? Est-ce vous qui constituez le classeur du programme ? Est-ce que vous tenez le classeur à jour ?
  • Dans le passé, avez-vous reçu un financement privé du Programme d'intervention préscolaire pour les enfants autistes ? Dans ce cas, combien de fois et plus précisément, qui vous a approuvé ?
  • Quelle est la formation de vos travailleurs ? De vos thérapeutes expérimentés ? (soyez très précis, par exemple, quels cours, quelle était leur durée, qui donnait les cours, cours locaux ou cours dans une autre ville ?)
  • Combien de travailleurs seront-ils attribués à mon enfant ?
  • Que devient le programme de mon enfant quand un travailleur ou mon enfant tombe malade ou part en vacances ? Remplacez-vous ces heures perdues ?
  • Quelle est votre politique si mon enfant tombe malade ? Quel préavis d'annulation vous faut-il ? Les heures sont-elles rattrapées ?
  • Quelle est la fréquence de mes factures ? Donnez-vous un relevé mensuel détaillé ? Quels sont les modes de paiement acceptés ?
  • Votre personnel passera-t-il du temps à établir des rapports avec mon enfant ?
  • Fournissez-vous aux familles la liste des ressources des agences que finance le gouvernement (par ex., Kerry’s Place, Geneva Centre) ?
  • Avez-vous un programme de transition vers l'école ? Travaillez-vous avec la famille au sujet des plans d'enseignement individualisés, du comité d'identification, de placement et de révision, des plans comportementaux, etc. ?
  • Combien d'heures par semaine conseillez-vous pour commencer ? 
  • Vous servez-vous d'aversifs ? Quelle est votre définition du terme « aversif » ?
  • Qui est chargé de rédiger les programmes ? Quelle formation ont ces personnes (si ceci n'est pas évoqué à la question no 11) ?
  • Travaillez-vous exclusivement avec des enfants atteints d'autisme ou de troubles profonds du développement ?
  • Et pour les affections comorbides comme les crises d'épilepsie ? Votre personnel est-il équipé pour reconnaître ces affections et en tenir compte ?
  • Votre personnel est-il formé pour savoir ce qu'il faut faire en cas d'urgence médicale ?
  • Apportez-vous votre aide sur le plan des aptitudes quotidiennes (faire sa toilette, problèmes d'alimentation, s'habiller, prendre son bain etc.) ?
  • Avez-vous un programme d'intégration à la communauté ? Un programme de développement des aptitudes quotidiennes ?
  • Dans quelle mesure le thérapeute expérimenté et/ou le superviseur du programme travaillent-ils avec le personnel, les enseignants et les parents ?
  • Les parents participent-ils à la planification dans le cadre de l'équipe d'intervention ?
  • Formez-vous les parents sur la façon d'effectuer le programme ainsi que sur la façon de le généraliser ?
  • Les parents sont-ils invités à observer les séances de thérapie ? Peuvent-ils les enregistrer sur une cassette vidéo ? Si la réponse est non, pourquoi ?
  • Quelles sont les techniques qui vous servent à gérer les comportements difficiles, comme l'automutilation, l'agression etc. ?
  • Normalement, au bout de combien de temps votre agence et ses représentants rappellent-ils les gens qui ont laissé un message ?
  • Décrivez votre programme de développement de la communication et du langage. Vous servez-vous d'un système de communication par images, de la langue des signes ou d'autres sortes de systèmes ? Comment décidez-vous de ce qui est le mieux pour mon enfant ?
  • Comment évaluez-vous la progression d'un enfant ? À quelle fréquence ? Comment les parents sont-ils informés ? Pouvez-vous fournir des mises à jour écrites ?
  • Est-ce que vous venez à domicile ou est-ce que l'enfant vient chez vous ?
  • Donnez des références d'autres parents qui ont fait appel à vos services ?
  • Quand le contrat est fini, à qui appartiennent les informations (classeur du programme) sur mon enfant ?

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4. Entretien avec les références

Pensez aux questions suivantes lors de votre premier entretien au sujet des références de votre prestataire ACA...

  • Pensez aux questions suivantes lors de votre premier entretien au sujet des références de votre prestataire ACA...
  • Avez-vous un contrat écrit avec votre prestataire de service ? Si c'est le cas, était-il facile à comprendre ?
  • Le montant définitif qui vous a été facturé correspondait-il au devis quand vous avez signé le contrat avec le prestataire ?
  • Trouvez-vous que les travailleurs (thérapeutes, médiateurs ou personnel de première ligne, etc.) sont polis et respectueux envers votre enfant et vous-même ?
  • Le prestataire fait-il preuve d'imagination quand il enseigne de nouvelles aptitudes ?
  • Le prestataire incorpore-t-il à son programme ordinaire les aptitudes nécessaires à la vie en communauté, les aptitudes permettant l'autonomie, les aptitudes sociales, l'auto-modulation de l'anxiété, le jeu sensoriel et les aptitudes à la communication ?
  • Quelle est sa philosophie sur l'enseignement des aptitudes à la communication ? Le prestataire encourage-t-il le recours à des images, à la langue des signes, à la parole, à des dispositifs technologiques plus ou moins avancés ?
  • S'il travaille chez vous, laisse-t-il l'espace où se déroule le programme dans l'état où il l'a trouvé ? Se présente-t-il au travail à l'heure ? Part-il à l'avance ?
  • Si le programme se fait dans un centre, le prestataire est-il prêt à commencer le programme de votre enfant à l'heure ?
  • Expliquez-moi ce qui se passe quand votre enfant ne peut pas participer parce qu'il est tombé malade. Le prestataire vous facture-t-il une séance ?
  • Que se passe-t-il si le travailleur prévu de votre enfant appelle pour dire qu'il est malade ? Le prestataire trouve-t-il un remplaçant ? Reporte-t-il votre séance ?
  • Avez-vous la permission d'accéder au programme ? Au classeur du programme ? ux réunions de l'équipe ?
  • Le prestataire écoute-t-il votre avis, répond-il à vos questions et vous rappelle-t-il rapidement quand vous laissez un message ?


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5. Suivi de service

Maintenant que vous avez engagé un prestataire de service ACA, comment savoir s'il fait du bon travail ?

Les personnes atteintes de troubles du spectre autistique et leur famille ont le droit de savoir si des personnes qui affirment avoir les qualifications leur permettant de diriger des programmes ACA et leurs employés possèdent réellement les compétences nécessaires. 
Tous les consommateurs ont également le droit d'exiger que ces personnes fournissent des services de qualité.

Jetez un coup d'œil sur ces questions et décidez quelles réponses vous satisferont. Prenez soin de vous servir souvent de cet outil.

Rendement : Font-il le travail ?

  • Combien de thérapeutes/médiateurs/enseignants (travailleurs) travaillent actuellement avec votre enfant ? Êtes-vous satisfait de ce nombre ?
  • Que se passe-t-il si un travailleur qui avait été prévu vous téléphone pour dire qu'il est malade ? (les heures sont-elles remplacées immédiatement ou rapidement ? Le prestataire envoie-t-il un autre travailleur chez vous ?)
  • Les travailleurs ont-ils établi des rapports satisfaisants avec votre enfant ? Avec vous ?
  • Les travailleurs de votre enfant arrivent-ils constamment à l'heure pour leur quart de travail ? Restent-ils jusqu'à la fin de leur quart de travail ?
  • Le prestataire ACA est-il en faveur d'une participation aux réunions avec les prestataires de gestion de cas, les écoles, etc. ?

Attitude 

  • Les travailleurs respectent-ils votre vie privée ?
  • Les travailleurs laissent-ils l'espace où se déroule le programme dans l'état où ils l'ont trouvé ? Avez-vous la permission d'assister au programme ?
  • Sont-ils directs et francs lorsque vous posez des questions ? Par exemple : Est-ce qu'ils prendront le temps d'expliquer comment ils se servent des données pour planifier, appliquer et évaluer l'efficacité des programmes qu'ils mettent en œuvre ?
  • Avez-vous le droit d'accéder au classeur du programme et à toutes les fiches de données ?

Éducation des parents

  • Ont-ils pris le temps de vous donner une formation sur l'ACA et de vous donner un aperçu de la philosophie ?
  • Vous ont-ils appris à généraliser les aptitudes qu'ils apprennent à votre enfant ?
  • Avez-vous la permission d'assister aux réunions de l'équipe et de faire des suggestions ?

Buts

  • Fournissent-ils les heures indiquées au contrat ?
  • Les buts du programme sont-ils atteints au moment voulu ?
  • Si un programme ne progresse pas, certains changements sont-ils apportés pour enseigner l'aptitude d'une autre manière ?
  • Seriez-vous à l'aise pour recommander ce service à un autre parent ?
  • Pensez-vous qu'il existe une harmonie entre les besoins de votre enfant et les compétences de ce prestataire ?
  • Ce prestataire apporte-t-il aussi son aide pour : l'intégration dans la communauté, les aptitudes quotidiennes, les aptitudes sociales, l'auto-apaisement et d'autres aptitudes enseignées dans un environnement naturel ?
  • Ont-ils fourni un plan de transition quelconque si votre entente avec eux se termine (« remise de diplôme », début de l'école, etc.) ?
  • Votre enfant semble-t-il s'amuser pendant qu'il apprend ? Entendez-vous souvent des rires dans l'espace où se déroule le programme ?
  • Continuent-t-ils à respecter leurs réponses à vos questions lors du premier entretien ?

Finances 

  • Que se passe-t-il si votre enfant est malade - le prestataire vous facture-t-il le quart de travail si vous n'avez pas donné un préavis suffisant ?
  • Respecte-t-il les engagements de son contrat ?
  • Êtes-vous d'accord avec les heures qu'il vous facture ?

Astuces

Commencez par un classeur …
Achetez un classeur de 3 po de bonne qualité, et un perforateur à trois trous. Peu à peu, vous devrez vider votre classeur dans un meuble classeur, mais pour l'instant, un classeur transportable vous offrira suffisamment de place. 

Conserver des registres
Sur la première page, inscrivez les coordonnées :
  • Adresse et numéro de téléphone 
  • Nom du contact 

Dans les sections suivantes, indiquez :

  • date, heure et notes sur la conversation,
  • date, heure et notes sur les rendez-vous,
  • copies de la correspondance.

Ce système doit être personnalisé pour comporter tout ce qui vous est utile. Vous pouvez ajouter d'autres éléments : calendrier des rendez-vous, devis des autres agences, questions à poser à votre prochain rendez-vous et ainsi de suite.

Surveillez de près tous les quarts de travail effectués auprès de votre enfant et inscrivez-les dans un calendrier vide. S'ils ne correspondent pas à la facture, commencez une discussion avec votre prestataire (pas les travailleurs de votre enfant). Prenez soin de régler les divergences dès que vous en avez connaissance.

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